Agencja i zakres wdrożenia
fivebees to studio digital pracujące nad brandingiem, stronami internetowymi i aplikacjami. Jeden projekt łączy brief, koncepcję, projektowanie, realizację oraz kolejne uzgodnienia z klientem.
Agencja wdraża Hypris jako wspólne miejsce do prowadzenia tej pracy. Zakres obejmuje pięć obszarów: zadania i projekty klientów, własne finanse, bazę wiedzy, pliki oraz automatyzację przygotowania ofert. To opis kierunku wdrożenia i docelowego sposobu pracy.
Punkt wyjścia: połączyć kontekst projektu
W pracy agencji do jednego zlecenia należą ustalenia z klientem, harmonogram, materiały, kosztorys i rozliczenie. Gdy każdy element ma osobne miejsce, trudniej sprawdzić cały kontekst przed kolejną decyzją.
W fivebees punktem wyjścia jest połączenie klienta, projektu, zadań i dokumentów. Zespół chce przechodzić od briefu do realizacji i rozliczenia na powiązanych danych, z jasną odpowiedzialnością za kolejne kroki.
Pięć obszarów pracy w Hypris
Projekty i zadania klientów
Etapy realizacji, osoby odpowiedzialne, terminy i ustalenia przy zadaniach. Plan pracy zespołu powiązany z konkretnym klientem i projektem.
Finanse agencji
Budżety projektów, koszty, przychody i statusy rozliczeń. Dane finansowe połączone z realizacją, z dostępem dla odpowiednich osób.
Baza wiedzy
Procedury, standardy pracy, checklisty i szablony. Wiedza dostępna zespołowi podczas prowadzenia kolejnych projektów.
Pliki zamiast Dysku Google
Materiały klienta, briefy i dokumenty przy właściwych projektach. Hypris ma zastąpić Dysk Google jako miejsce przechowywania plików w tym obiegu pracy.
Oferty i automatyzacje
Przygotowanie oferty na podstawie danych klienta, zakresu prac i wyceny. Powtarzalne działania dopasowane do sposobu działania agencji.
Od klienta do zadania i rozliczenia
Docelowa struktura zaczyna się od klienta. Do jego rekordu należą projekty, a do projektu – zadania, materiały, oferta i dane potrzebne do rozliczenia. Relacje pozwalają przejść od konkretnego zadania do kontekstu całej współpracy.
Widoki wspierają różne potrzeby: tablica pokazuje etapy realizacji, kalendarz terminy, a tabela szczegóły projektów i finansów. Zespół może pracować na tym samym zestawie danych, korzystając z widoku odpowiedniego do bieżącego zadania.
Automatyzacja przygotowania ofert
Jednym z planowanych przepływów jest tworzenie ofert z uporządkowanych danych. Zamiast zbierać ponownie informacje o kliencie i zakresie prac, zespół korzysta z danych zapisanych przy projekcie.
- Brief i zakres: zapis potrzeb klienta, usług i ustaleń w rekordzie projektu.
- Wycena: uzupełnienie pozycji i wartości potrzebnych do przygotowania oferty.
- Dokument: przygotowanie oferty na podstawie uzgodnionego szablonu i danych projektu.
- Weryfikacja: sprawdzenie zakresu, kwot i treści przez osobę odpowiedzialną przed wysłaniem do klienta.
- Realizacja: po akceptacji powiązanie oferty z planem zadań i rozliczeniem.
Automatyzacje są projektowane pod obieg pracy fivebees. Dobór szablonów, reguł i ewentualnych integracji jest częścią konfiguracji wdrożenia.
Docelowy sposób pracy zespołu
Cel wdrożenia to wspólny kontekst pracy: zadanie prowadzi do projektu, projekt do klienta, a dokumenty i rozliczenie pozostają przy właściwych rekordach.
Planowanie z klientem
Terminy, zadania i ustalenia połączone z realizacją projektu.
Finanse przy projekcie
Możliwość zestawienia budżetu i kosztów z zakresem wykonywanej pracy.
Wiedza dostępna w pracy
Procedury i materiały, do których można wrócić przy kolejnym zadaniu.
Oferty z danych
Powtarzalny proces przygotowania dokumentu, z kontrolą zespołu przed wysyłką.
Jak zacząć we własnej agencji?
Zacznij od jednego projektu. Opisz, jakie dane przychodzą w briefie, jak powstaje oferta, kto planuje zadania i kiedy następuje rozliczenie. Następnie połącz te elementy wokół klienta i projektu.
Przykład fivebees pokazuje zakres wdrożenia dla agencji: Hypris ma wspierać zarówno pracę dla klientów, jak i własne działania operacyjne. Kolejne bazy i automatyzacje wynikają z tego samego obiegu pracy.
Połącz pracę swojej agencji
Pokaż na demo drogę od briefu do rozliczenia. Sprawdź, jak połączyć projekty, pliki i finanse w Hypris.