Firma i skala operacji
DK Partner i powiązana spółka AK Outsourcing prowadzą rekrutację i outsourcing personelu logistycznego oraz produkcyjnego. Zespoły obsługują kandydatów, pracowników, dokumenty i zakwaterowanie w wielu miastach.
W rejestrze znajduje się ponad 5 200 aktywnych i historycznych kart pracowników. Ewidencja obejmuje ponad 650 pobytów, a dokumentacja źródłowa przekracza 70 GB. Są to wielkości danych i zakres pracy opisane w materiale wdrożeniowym.
Przed wdrożeniem: ten sam pracownik w kilku plikach
Rekruterzy, koordynatorzy i dział legalizacji prowadzili osobne arkusze. Dane kontaktowe i nazwiska różniły się między plikami, dokumenty pozostawały na dyskach, a uzgodnienia wymagały dodatkowych wiadomości.
- Karta pracownika powstawała dopiero po podpisaniu umowy, choć wcześniej trzeba było prowadzić sprawy legalizacyjne.
- Terminy dokumentów były monitorowane ręcznie.
- Dane osobowe przepisywano do kilku załączników do umowy.
- Zakwaterowanie rozliczano na podstawie przesyłanych siatek obecności.
- Wspólne arkusze nie rozdzielały odpowiedzialności i uprawnień w sposób potrzebny zespołom.
Pięć procesów połączonych w Hypris
Konfiguracja objęła rekrutację, legalizację, kartotekę pracowniczą, zakwaterowanie i obieg dokumentów. Bazy korzystają z relacji, dzięki którym pracownik, jego sprawy i pobyty pozostają powiązane.
Rekrutacja
Trzy ścieżki naboru, formularze zgłoszeniowe oraz statusy od nowego kandydata do zatrudnienia.
Legalizacja
Sprawy powiązane z pracownikiem, dokumenty i daty ważności potrzebne do monitorowania kolejnych działań.
Kartoteka pracowników
Spółka zatrudniająca, stawka, forma wypłaty i status pracownika w centralnej bazie.
Zakwaterowanie
Lokale, pokoje i pojemność miejsc. Pobyt łączy pracownika z pokojem oraz datami rozpoczęcia i zakończenia.
Obieg dokumentów
Dane pracownika, spółki i projektu jako podstawa do przygotowania pakietu umownego.
Dane i uprawnienia dopasowane do odpowiedzialności
Role Administrator, Administracja, Rekruter i Koordynator rozdzielają zakres pracy. Widoki korzystające z przypisania do bieżącego użytkownika pokazują właściwe rekordy rekruterom i koordynatorom.
Identyfikatory, takie jak PESEL, zapisano jako tekst, aby zachować wiodące zera. Zamknięte słowniki ujednoliciły obywatelstwa, formy wypłaty i stanowiska. Dane powiązanego lokalu lub rekrutera są dostępne przez relacje, bez ręcznego przepisywania do kolejnych baz.
Automatyzacje: Hypris, n8n i generator dokumentów
Wdrożenie połączyło bazy Hypris z procesami n8n, webhookami i generatorem Carbone. Zakres automatyzacji wynikał z konkretnych etapów pracy DK Partner.
- Nowy kandydat: dane z formularza otrzymują status początkowy, a informacje kontaktowe są normalizowane.
- Audyt legalizacyjny: zmiana statusu tworzy kartę pracownika jeszcze przed podpisaniem umowy. Dział legalizacji może od razu powiązać z nią sprawę.
- Terminy dokumentów: zaplanowany proces sprawdza daty i dodaje komentarz kierowany do zespołu legalizacji.
- Zatrudnienie: rekord pracownika jest aktualizowany, a dokumenty trafiają do odpowiednich kategorii.
- Pakiet umowny: generator pobiera dane pracownika, spółki i projektu do szablonów dokumentów.
- Zakwaterowanie: historyczne siatki obecności są przekształcane w pobyty z datami i informacją o zmianie pokoju.
Hypris przechowuje dane, relacje i kontekst pracy. n8n wykonuje opisane przepływy integracyjne, a Carbone generuje dokumenty z szablonów.
Co zmieniło się w pracy zespołów
Rekrutacja, legalizacja, administracja i koordynacja korzystają z powiązanych rekordów. Przekazanie sprawy nie wymaga zakładania kolejnej wersji danych pracownika w osobnym arkuszu.
Legalizacja przed zatrudnieniem
Sprawę można prowadzić na karcie pracownika, zanim zostanie podpisana umowa.
Dokumenty z jednego zestawu danych
Informacje trafiają do pakietu umownego przez integrację z generatorem.
Pobyty powiązane z pokojami
Koordynator sprawdza, kto zajmuje miejsce i w jakim okresie.
Raporty na danych operacyjnych
Pulpity pokazują napływ kandydatów i zatrudnienia w podziale na rekrutera.
Jak przełożyć ten przykład na własną firmę?
Zacznij od jednego procesu i relacji między jego danymi. Sprawdź moment przekazania odpowiedzialności, wymagane dokumenty oraz informacje potrzebne do podsumowania pracy.
W DK Partner kluczowe było połączenie kandydata, pracownika, spraw legalizacyjnych i pobytu. W innej firmie punktem wyjścia może być klient, zlecenie, realizacja i rozliczenie. Konfiguracja powinna odzwierciedlać rzeczywisty obieg pracy.
Połącz pracę swoich zespołów
Pokaż jeden proces na demo. Sprawdź jego pola, relacje i dostęp zespołu.